Privacyverklaring Parkos

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) door Parkos B.V. (KvK-nummer: 02095013), gevestigd te Boumaboulevard 77, 9723 ZS Groningen, hierna te noemen "Parkos". Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van:

Websitebezoekers
Klanten
Sollicitanten
Leveranciers

Parkos vindt de bescherming van jouw privacy belangrijk. Parkos heeft daarom onder andere deze privacyverklaring opgesteld. Het doel van deze privacyverklaring is om transparant te zijn over de manier waarop Parkos jouw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt conform artikel 13 en 14 AVG.

Wat zijn persoonsgegevens?

Op basis van de AVG zijn persoonsgegevens alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.

Voor welke doeleinden verwerken we persoonsgegevens?

We verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Hieronder vind je per categorie betrokkene meer informatie over de verschillende doeleinden.

WEBSITEBEZOEKERS

Voor het beantwoorden van jouw vragen als je contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via het contactformulier op de website

Wat houdt dit doeleinde in?

Op onze website staan onze contactgegevens en maken we gebruik van webformulieren. Zo kun je contact met ons opnemen. Wanneer je contact met ons opneemt en/of een webformulier invult verwerken we de door jou verstrekte persoonsgegevens om contact met je op te nemen en jouw vraag te beantwoorden. De juridische basis voor deze verwerking is gelegen in ons gerechtvaardigd belang om naar aanleiding van jouw vraag contact met je op te nemen (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?

We verwerken alleen de persoonsgegevens die je aan ons verstrekt, bijvoorbeeld door middel van een webformulier, chatbot, e-mail of telefonisch contact. Hieronder kunnen bijvoorbeeld vallen: naam, contactgegevens en informatie die je aan ons contact verstrekt.

Voor analyses en ter ontwikkeling van onze website, producten en diensten (door middel van functionele en analytische cookies)

Wat houdt dit doeleinde in?

We verwerken ook persoonsgegevens van jou, die je indirect aan ons verstrekt. Onze website maakt namelijk gebruik van cookies voor functionele, analytische en marketing doeleinden. De functionele cookies zijn noodzakelijk voor het gebruik van de website. De wettelijke basis voor analytische en marketing cookies is toestemming, die je geeft door akkoord te gaan met onze cookievoorwaarden in de cookie-banner op de website (artikel 6 lid 1 sub a AVG) of, als het om functionele cookies gaat, ons gerechtvaardigd belang op een goed werkende en veilige website (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Zie voor meer informatie over onder andere de cookies die we gebruiken en de gegevens die we daarbij verwerken onze cookieverklaring.

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?

We verwerken hiervoor jouw locatiegegevens, IP-adres of app ID's, internetbrowser en apparaat type en websitetaal.

KLANTEN

Voor het uitvoeren van onze dienstverlening/overeenkomst (dagelijkse bedrijfsvoering)

Wat houdt dit doeleinde in?

Voor het uitvoeren van onze dienstverlening, waaronder het delen van gegevens met partners (parkeerdienstverleners en verzekeraars), het maken van een reservering, de financiële administratie (zoals facturatie, het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, het doen van betalingen, het innen van vorderingen en de betaling van onze facturen), verwerken we persoonsgegevens van onze klant. Zo kunnen we onze dienstverlening efficiënt en effectief uitvoeren, contact met jou onderhouden en serviceberichten sturen over jouw reservering.

De verwerking van persoonsgegevens voor dit doeleinde is nodig voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst met jou (artikel 6 lid 1 sub b AVG), ons gerechtvaardigd belang op het efficiënt en effectief uitvoeren van onze dienstverlening (artikel 6 lid 1 sub f AVG) en het voldoen aan onze wettelijke administratieplichten (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?

We verwerken hiervoor jouw naam, telefoonnummer, KvK-nummer (indien sprake is van een zakelijke gebruiker), vluchtnummer, vertrek- en aankomsttijden, luchthaven, e-mailadres, adresgegevens, rekening- en btw-nummers en overige relevante informatie die tijdens de uitvoer van de overeenkomst wordt verstrekt. Daarnaast verwerken wij indien relevant het kentekennummer, merk/model van de auto, reden van de reis (zakelijk of privé), of er gebruik is gemaakt van een kortingscode (bijvoorbeeld via Tell A Friend) en de actuele stand van jouw parkeer credits.

Voor het publiceren van een review

Wat houdt dit doel in?

De ervaringen van onze klanten zijn voor ons erg belangrijk. Daarom kunnen wij je vragen om jouw mening over onze dienstverlening te delen door middel van een review. Om potentiële klanten hiervan op de hoogte te brengen, publiceren wij deze reviews ook. De juridische basis voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang om reviews van klanten te ontvangen en te publiceren (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?

We verwerken hiervoor jouw naam (optioneel), de datum en de gebruikte dienst (luchthaven, parkeerterrein en aanvullende diensten), en het domein van de website waarvandaan je het geboekt.

Communicatie doeleinden, waaronder klantenservice

Wat houdt dit doel in?

Daarnaast kan contact gedurende onze dienstverlening ook op andere vlakken van belang zijn of voorkomen, bijvoorbeeld voor het afhandelen van vragen over onze overeenkomst. De juridische basis voor deze verwerking is gelegen in ons gerechtvaardigd belang om naar aanleiding van jouw vraag contact met je op te nemen (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?

We verwerken hiervoor jouw naam, telefoonnummer, e-mailadres, reserveringsnummer (en overige gegevens van de reservering) en overige relevante informatie die je aan ons contact verstrekt.

Marketing

Wat houdt dit doel in?

Wanneer je ons daar toestemming voor geeft, kunnen we jouw persoonsgegevens gebruiken voor marketingactiviteiten van Parkos. Zo kunnen we jou bijvoorbeeld onze nieuwsbrief sturen, of e-mails/sms berichten met upsell pakketten met opties voor kortingen van partners die aanvullende diensten leveren. Na een reservering kunnen wij je ook een e-mail sturen met eventuele aanvullende diensten van de parkeerpartner waarvoor gekozen is.

De ervaringen van onze klanten zijn daarnaast ook erg belangrijk voor ons. Daarom kunnen wij je vragen om jouw mening over onze dienstverlening te delen door middel van een review, en kunnen wij je hiervoor een reminder sturen. Bij een positieve review kunnen wij je vragen om jouw review te delen via Trust Pilot of Google.

De juridische grondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang om marketingactiviteiten uit te voeren (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?

We verwerken hiervoor jouw e-mailadres, naam, telefoonnummer en reserveringsgeschiedenis (luchthaven en parking, reserveringscode, aantal reserveringen, datum van de reservering).

Voor analytics om functionaliteiten van ons platform te verbeteren en trends in kaart te brengen (forecasting)

Wat houdt dit doel in?

Wij streven ernaar om ons platform en onze dienstverlening constant te blijven verbeteren. Daarom verwerken wij jouw persoonsgegevens voor analytische doeleinden om ons platform te verbeteren en trends in kaart te kunnen brengen. De juridische basis voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang om ons platform te verbeteren en trends in kaart te brengen (ten behoeve van onze forecasting) door middel van analytics om zodoende onze bedrijfsvoering te optimaliseren (artikel 6 lid 1 sub a AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?

We verwerken hiervoor jouw e-mailadres, klant ID, boekingsgeschiedenis en boekingscode.

SOLLICITANTEN

Voor een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces

Wat houdt dit doel in?

Voor het werven en selecteren van nieuwe werknemers of opdrachtnemers (zelfstandigen zonder personeel die op interim-basis door middel van een overeenkomst tot opdracht tijdelijk werkzaamheden verrichten) verwerken we persoonsgegevens. Dit doen we om te beoordelen of de sollicitant of opdrachtnemer geschikt is voor de openstaande functie.

Deze persoonsgegevens worden standaard tot twee maanden na de sluitingsdatum van de vacature bewaard. Op deze manier kunnen we jou nog inhoudelijk te woord te staan als je gedurende deze periode vragen hebt over de uitkomst van jouw sollicitatie.

De juridische basis is ons gerechtvaardigde belang bij een efficiënte uitvoering van de wervings- en selectieprocedure en om sollicitanten te woord te kunnen staan bij eventuele vragen over de uitkomst van de sollicitatie (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?

We verwerken hiervoor jouw contactgegevens (zoals NAW, e-mailadres en telefoonnummer), de persoonsgegevens uit je cv en je motivatiebrief, gegevens uit je LinkedIn profiel (openbare gegevens zoals werkervaring en opleiding), of de sollicitant een BSN-nummer heeft, indien relevant een salarisvoorstel, uitkomsten van een assessment (intelligentie en persoonlijkheid), in sommige gevallen de gegevens naar aanleiding van het nabellen van de door jou opgegeven referenties en notities naar aanleiding van het gesprek.

Bewaren van jouw CV voor passende vacatures in de toekomst

Wat houdt dit doel in?

Om in de toekomst contact met jou te kunnen opnemen als we een passende vacature blijken te hebben, verwerken we jouw persoonsgegevens voor een aanvullende periode van 12 maanden. De juridische grondslag hiervoor is jouw toestemming (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?

We verwerken hiervoor jouw contactgegevens (zoals NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer), de persoonsgegevens uit je cv en je motivatiebrief.

LEVERANCIERS

Voor het afwikkelen van overeenkomsten, zoals bestellingen en opdrachten (dagelijkse bedrijfsvoering)

Wat houdt dit doel in?

Voor het uitvoeren en afwikkelen van onze bestellingen en opdrachten bij jou als leverancier verwerken wij persoonsgegevens van (werknemers van) onze leveranciers. Deze persoonsgegevens helpen ons om jou de juiste informatie aan te leveren voor, bijvoorbeeld, reserveringen. De juridische grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens voor dit doel is het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?

We verwerken hiervoor jouw naam, aanhef, functie, telefoonnummer, KvK-nummer, werkgever, e-mailadres, adresgegevens, rekening- en btw-nummers en overige relevante informatie die tijdens de uitvoer van de overeenkomst wordt verstrekt.

Communicatie doeleinden

Wat houdt dit doel in?

Om met jou als leverancier of partner te communiceren verwerken we persoonsgegevens van jou. Dit doen we om het contact met jou goed te laten verlopen. De verwerking van persoonsgegevens voor dit doeleinde is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Parkos om met jou te kunnen communiceren (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?

We verwerken hiervoor jouw naam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres en eventueel functie.

Jouw rechten

Je hebt het recht om goed geïnformeerd te worden over wat we met jouw gegevens doen en waarom we jouw gegevens nodig hebben. Dat doen we door middel van deze privacyverklaring. Naast het recht om transparant geïnformeerd te worden heb je de volgende rechten:

Recht op inzage (als je wilt weten welke persoonsgegevens we van jou verzamelen);
Recht op rectificatie (we passen graag alle persoonsgegevens aan die niet meer kloppen);
Recht om vergeten te worden (in sommige gevallen kun je ons vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen);
Recht op beperking van de verwerking (in sommige gevallen mag je ons vragen om het verwerken van jouw persoonsgegevens te beperken);
Onder omstandigheden recht op overdraagbaarheid van gegevens (als je wilt kunnen we jouw persoonsgegevens doorgeven aan een andere partij of je een kopie van jouw persoonsgegevens geven);
Recht op bezwaar (in sommige gevallen mag je bezwaar maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens).

Wil je gebruik maken van een van jouw rechten, dan kun je contact met ons opnemen door te mailen naar support@parkos.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen om jezelf adequaat te identificeren, voordat we jouw verzoek in behandeling nemen. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waardoor we geen of niet volledig gevolg kunnen geven aan jouw verzoek. Als een dergelijke omstandigheid zich voordoet, dan zullen we dat aan je melden. We reageren altijd binnen een maand op jouw verzoek.

Met wie delen we persoonsgegevens?

Parkos verkoopt of verhandelt jouw persoonsgegevens niet aan een derde partij. Parkos kan op basis van specifieke wet- en regelgeving verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan derde partijen, zoals overheidsinstanties. Daarnaast kunnen we jouw persoonsgegevens delen met derden om onze eigen rechten of die van anderen te beschermen.

Intern hebben alleen werknemers van ons toegang tot persoonsgegevens voor zover dat relevant is voor hun werkzaamheden (op need-to-know basis) en hebben al onze werknemers een geheimhoudingsclausule in de arbeidsovereenkomst.

Ook schakelen we verwerkers in die ten behoeve van ons persoonsgegevens verwerken. Met hen sluiten we verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de vereisten uit de AVG. Bijvoorbeeld ten aanzien van het melden van datalekken en het treffen van passende technische en organisatorische maatregelen. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met:

Een instituut voor geschillenbeslechting en/of bevoegde gerechtelijke instantie. Dit kan gelden voor persoonsgegevens van cliënten en/of derden.
Potentiële nieuwe aandeelhouders en hun adviseurs.
ICT-dienstverleners. Tijdens het onderhouden, beheren en ondersteunen van onze systemen en applicaties kunnen zij beperkt toegang hebben tot verschillende persoonsgegevens.
Overige dienstverleners betrokken bij onze dienstverlening, zoals bijvoorbeeld parkeer partners en verzekeraars (Allianz indien er een annuleringsverzekering is afgesloten). Dit kan gelden voor cliënten en/of derden.
Deurwaarders, advocaten en bewindvoerders. Hieraan verstrekken we jouw naam en contactgegevens, financiële gegevens en dienstverband gegevens. Dit kan gelden voor klanten en/of leveranciers.
Onze verzekeraars. Hieraan vertrekken we jouw naam, contactgegevens en financiële gegevens.

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

We bewaren jouw persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we jouw persoonsgegevens gebruiken en/of zo lang de wet ons verplicht om de persoonsgegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, verschilt. Van enkele maanden tot vele jaren, bijvoorbeeld omdat dat nodig is voor onze boekhouding. De bewaartermijnen hebben we per verwerkingsactiviteit in ons retentiebeleid bepaald. We bewaren persoonsgegevens van sollicitanten tot maximaal 2 maanden na de werving- en selectieprocedure. Met jouw toestemming bewaren we jouw gegevens een aanvullende 12 maanden voor eventuele toekomstige vacatures.

Toestemming

Als we jouw gegevens verwerken op basis van jouw toestemming, dan heb je altijd het recht om jouw toestemming in te trekken. Dat kan gemakkelijk door een e-mail te sturen naar support@parkos.nl. In dat geval zullen we, als we geen andere grondslag hebben voor de verwerking, jouw gegevens niet langer voor dit doel gebruiken.

Hoe beschermen we jouw gegevens?

Op grond van artikel 32 AVG zijn we verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Zodoende hebben we fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen getroffen. Periodiek evalueren we de technische en organisatorische maatregelen en stellen we deze zo nodig bij. Onze organisatie is zo ingericht dat we er alles aan doen om datalekken te voorkomen. Indien er sprake is van een datalek, dan zullen we handelen volgens het protocol datalekken.

Contact en klachten

Als je vragen hebt over dit privacy statement of jouw rechten als betrokkene wilt uitoefenen, kun je contact met ons opnemen via support@parkos.nl.

Bij klachten over bijvoorbeeld de manier waarop we jouw gegevens gebruiken of hoe we reageren op privacy gerelateerde vragen, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Groningen, Oktober 2024